Должностная Инструкция Специалиста Службы Доу

I. Общие положения 1.1. Начальник службы ДОУ отвечает: 1.1.1. За работу службы, своевременное и качественное выполнение ею задач по предназначению. 1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников службы. 1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну. 1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях службы. 1.2. Квалификационные требования: высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее 5 лет. 1.3. В практической деятельности должен руководствоваться: 1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...). 1.3.2. Положением о службе ДОУ (инв. N ...). 1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...). 1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...). 1.3.5. Настоящей должностной инструкцией. 1.4. Должен знать: 1.4.1. Нормативно-правовые акты, организационно-методические документы и материалы по вопросам деятельности службы ДОУ. 1.4.2. Организационную структуру предприятия. 1.4.3. Схему организационного взаимодействия между службой ДОУ, должностными лицами и структурными подразделениями предприятия. 1.4.4. Основы научной организации труда в службе ДОУ. 1.4.5. Научно-технические достижения и передовой опыт в области ДОУ. 1.4.6. Менеджмент (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей). 1.4.7. Технологию работ структурных подразделений службы ДОУ. 1.4.8. Основы трудового законодательства РФ (в объеме, обеспечивающем эффективное исполнение служебных обязанностей). II. Должностные обязанности 2.1. Начальник службы ДОУ обязан: 2.1.1. Возглавлять работу службы и эффективно руководить ею. 2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение службой возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы. 2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации. 2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств службы в интересах выполнения задач по предназначению. 2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну. 2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации. 2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. 2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности). 2.2. Начальник службы ДОУ должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию. 2.3. Регламент рабочего времени начальника службы ДОУ соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия. В случае служебной необходимости начальник службы ДОУ может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде. III. Права работника 3.1. Начальник службы ДОУ имеет право: 3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности службы - по всем вопросам, относящимся к его компетенции. 3.1.2. Представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно. 3.1.3. Готовить и представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.). 3.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы ДОУ. IV. Ответственность. Порядок оценки труда работника 4.1. Начальник службы ДОУ несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за: 4.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы службы. 4.1.2. Невыполнение служебных указаний заместителя генерального директора по управлению. 4.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны. 4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях. 4.2. Основным критерием оценки труда начальника службы ДОУ является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией. Оценку труда начальника службы ДОУ уполномочен осуществлять заместитель генерального директора по управлению. Полномочия заместителя генерального директора по управлению по применению мер поощрения и взыскания в отношении начальника службы ДОУ определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).

Организация службы документационного обеспечения

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Нормативный документ, регламентирующий деятельность работника службы ДОУ. Требования к подготовке и оформлению должностных инструкций.

Должностная инструкция и её функции: распределение подчиненность данного работника, категория персонала ( специалист, технический обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Должностная инструкция начальника службы ДОУ

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру. Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Выбор наименования службы ДОУ В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов: - характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); - объем документооборота организации; - наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др. Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций. Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и привычное название службы ДОУ. Оно удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и т.п. более удачны. Исходя из этих соображений при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п. Организационная структура службы ДОУ На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы. На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек. Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства. Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов: 1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995. 2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992. 3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993. 4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002. Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике. Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения. Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве. Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Цели и задачи службы ДОУ. 3. Функции службы ДОУ. 4. Права и ответственность службы ДОУ. 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями. Рекомендательный характер ГСДОУ предполагает возможность внесения необходимых изменений и уточнений. В частности, на наш взгляд, 4-й раздел «Права и ответственность» целесообразно разделить на два раздела: «Права» и «Ответственность» в силу того, что это совершенно разные понятия. Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Должностная инструкция начальника службы ДОУ. I. Общие положения 1.1. Начальник службы ДОУ отвечает: 1.1.1. За работу службы, своевременное.

Служба документационного обеспечения управления Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием.